+49 531 590 65 947 moin@web38.design

Buchhaltung digitalisieren mit DATEV Unternehmen Online

Buchhaltung digitalisieren mit Datev Unternehmen Online
Jul 2, 2023

Buch­hal­tung digi­ta­li­sie­ren für Selb­stän­di­ge, Frei­be­ruf­ler sowie klei­ne Unter­neh­men (KMU) – ist mitt­ler­wei­le ein immer wie­der­keh­ren­des The­ma. Es gibt tol­le Apps und Tool sei­ne Buch­hal­tung zu machen. Es gibt gefühlt tau­send Ange­bo­te und Lösun­gen wie Sev­Desk, WISO Buch­hal­tungs­soft­ware, LexOf­fice, papierkram.de – ja selbst ein Kon­to mit Steu­er­ser­vice von Kon­tist. Aber was soll man nun neh­men?

Unser unter­neh­me­ri­scher Ansatz ist recht ein­fach: Kon­zen­tra­ti­on auf das Kern­ge­schäft. Dies emp­feh­len wir auch unse­ren Kun­den. Nut­zen Sie Ihre Zeit und Res­sour­cen für die Din­ge, die Sie und Ihr Busi­ness tat­säch­lich nach vor­ne brin­gen und Umsatz und Ertrag gene­rie­ren. Dele­gie­ren und/oder out­sour­cen Sie alles, was nicht dazu bei­trägt. Dazu gehört auch, sofern Sie kei­ne Steu­er­be­ra­ter oder Buch­hal­ter sind: ver­schwen­den Sie mög­lichst wenig Zeit mit Ihrer Buch­hal­tung.

Nun wer­den eini­ge sagen, dass dies ja ein recht sen­si­bler Bereich ist. Das sehen wir genau­so. Des­halb kom­men für uns anony­me Ser­vices wie z.B. das Kon­to bei Kon­tist nicht in Fra­ge. Wir las­sen unse­re Buch­hal­tung vom Steu­er­be­ra­ter unse­res Ver­trau­ens, dem Steu­er­bü­ro Jens von Mach, erle­di­gen. Wobei wir kei­ne Rech­nun­gen kopie­ren und hin- und her­fah­ren, son­dern (wie könn­te es anders sein) alles digi­tal abwi­ckeln und auf DATEV Unter­neh­men online set­zen.

Im fol­gen­den stel­len wir unse­ren Pro­zess als ein Bespiel kurz vor.

 

Buchhaltung Digitalisieren: Eingesetzte Hardware & Software

 

Wir set­zen auf Apple Mac­books. Hin­zu kommt ein Doku­men­ten­scan­ner, in unse­rem Fall der sehr emp­feh­lens­wer­te Fuji­tsu ScanS­nap. Und wir set­zen als Doku­men­ten­ma­nage­ment – Soft­ware auf Devon­think. Die­se nut­zen wir für alle Doku­men­te, also auch für alle Rech­nu­gen und Bele­ge. Dies ins­be­son­de­re, da wir auch bei uns einen Satz (elek­tro­ni­scher) Kopien behal­ten wol­len und um im Tages­ge­schäft ein­tref­fen­de Rech­nun­gen irgend­wo zu sam­meln. Vor­weg: dies ist grund­sätz­lich nicht not­wen­dig, Rech­nun­gen kön­nen auch jeder­zeit direkt, z.B. per E‑Mail an Datev Unter­neh­men Online gesen­det oder hoch­ge­la­den wer­den. Rech­nun­gen erstel­len wir übri­gens über ein selbst­ent­wi­ckel­tes Mini – CRM auf Basis von Nin­ox.

 

Erfassen von Rechnungen

 

Rech­nun­gen kom­men auf ver­schie­de­nen Wegen rein – die meis­ten mitt­ler­wei­le elek­tro­nisch per Mail. Die­se wer­den kurz geöff­net und sach­lich geprüft. Wenn kor­rekt, kur­zer Klick auf das „Tei­len“ – Icon und im sich öff­nen­den Menü auf „Zu Devon­think 3 hin­zu­fü­gen“. Zuge­hö­ri­ge Mail ein­fach archi­vie­ren. Das war’s erst­mal.

Aus­gangs­rech­nun­gen lau­fen ana­log dazu.

Soll­ten doch Rech­nun­gen per Post rein­kom­men, lan­den die­se im Doku­men­ten­scan­ner und wer­den von die­sem direkt in Devon­think abge­legt.

Tank- und ande­re Quit­tun­gen wer­den mit dem iPho­ne gescannt und lan­den über „Tei­len“ eben­falls in Devon­think.

Egal auf wel­chem Weg die Rech­nun­gen in Devon­think lan­den, wer­den Sie zwar zuerst im Ein­gang abge­legt, dann aber auto­ma­tisch in der web38 – Daten­bank in der Grup­pe Rech­nun­gen abge­legt.

 

Von Devonthink zum Steuerberater über Datev Unternehmen Online

 

Jeden Frei­tag ver­schie­ben wir im wahrs­ten Sin­ne des Wor­tes alle Rech­nun­gen von Devon­think nach Datev Unter­neh­men online. Hier­zu star­ten wir die Online-Anwen­dung und zie­hen die Rech­nun­gen per Drag-and-Drop in das Brow­ser­fens­ter. In Devon­think ver­schie­ben wir noch alle soeben hoch­ge­la­de­nen Rech­nun­gen in einen Unter­ord­ner mit dem tref­fen­den Namen „zu Datev hoch­ge­la­den“, damit aus­ge­schlos­sen ist, dass wir sie mehr­fach hoch­la­den.

 

Den Rest macht der Steu­er­be­ra­ter, mit einer Aus­nah­me: wir haben das Fir­men­kon­to mit Datev Unter­neh­men Online ver­bun­den und nut­zen die Mög­lich­keit, Zah­lun­gen Rech­nun­gen zuzu­wei­sen. So sehen wir direkt, wenn es Dif­fe­ren­zen gibt, Unter­la­gen doch ein­mal feh­len soll­ten oder ob zu allen Aus­gangs­rech­nun­gen auch Zah­lungs­ein­gän­ge vor­han­den sind. Dazu aber gern an ande­rer Stel­le mehr.

Dies ist nur ein Bei­spiel von vie­len, wie man als Selb­stän­di­ger, Frei­be­ruf­ler oder KMU mit ein­fa­chen Mit­teln sei­ne Buch­hal­tung digi­ta­li­sie­ren kann. Datev Unter­neh­men Online selbst bie­tet weit mehr Mög­lich­kei­ten. So kann man auch sei­ne BWA ein­se­hen, die Per­so­nalab­rech­nun­gen mana­gen und selbst Zah­lun­gen las­sen sich aus hoch­ge­la­de­nen Rech­nung gene­rie­ren und online durch­füh­ren.

Sie wol­len wis­sen, wie Ihr per­fek­ter digi­ta­ler Work­flow aus­se­hen könn­te? Ob Datev Unter­neh­men Online das rich­ti­ge Tool für Sie ist? Oder wel­che alter­na­ti­ven Ansät­ze noch zu Ihnen pas­sen könn­ten um Zeit und Ner­ven zu spa­ren und Auf­wand zu redu­zie­ren? Dann schi­cken Sie uns hier eine kur­ze Nach­richt und wir mel­den uns schnellst­mög­lich bei Ihnen.

Weitere Beiträge

Online Termine buchen : Bookly vs. SimplyBook.me

Online Termine buchen : Bookly vs. SimplyBook.me

Online Termine buchen: Wenn Kunden das Buchen von Terminen online selbst übernehmen (können), stellt dies eine deutliche Entlastung für viele Freiberufler, Selbständige, Verbände, Vereine und KMU dar. Insbesondere wenn die Person, um die es geht, nicht durchgehend für...

Papierloses Büro

Papierloses Büro

In einer Welt, in der Nachhaltigkeit und Effizienz im Vordergrund stehen, gewinnt das Konzept des papierlosen Büros zunehmend an Bedeutung. Durch die Integration von Dokumentenmanagement-Systemen, digitaler Buchhaltung und Prozessdigitalisierung können Unternehmen...