Buchhaltung digitalisieren für Selbständige, Freiberufler sowie kleine Unternehmen (KMU) – ist mittlerweile ein immer wiederkehrendes Thema. Es gibt tolle Apps und Tool seine Buchhaltung zu machen. Es gibt gefühlt tausend Angebote und Lösungen wie SevDesk, WISO Buchhaltungssoftware, LexOffice, papierkram.de – ja selbst ein Konto mit Steuerservice von Kontist. Aber was soll man nun nehmen?
Unser unternehmerischer Ansatz ist recht einfach: Konzentration auf das Kerngeschäft. Dies empfehlen wir auch unseren Kunden. Nutzen Sie Ihre Zeit und Ressourcen für die Dinge, die Sie und Ihr Business tatsächlich nach vorne bringen und Umsatz und Ertrag generieren. Delegieren und/oder outsourcen Sie alles, was nicht dazu beiträgt. Dazu gehört auch, sofern Sie keine Steuerberater oder Buchhalter sind: verschwenden Sie möglichst wenig Zeit mit Ihrer Buchhaltung.
Nun werden einige sagen, dass dies ja ein recht sensibler Bereich ist. Das sehen wir genauso. Deshalb kommen für uns anonyme Services wie z.B. das Konto bei Kontist nicht in Frage. Wir lassen unsere Buchhaltung vom Steuerberater unseres Vertrauens, dem Steuerbüro Jens von Mach, erledigen. Wobei wir keine Rechnungen kopieren und hin- und herfahren, sondern (wie könnte es anders sein) alles digital abwickeln und auf DATEV Unternehmen online setzen.
Im folgenden stellen wir unseren Prozess als ein Bespiel kurz vor.
Buchhaltung Digitalisieren: Eingesetzte Hardware & Software
Wir setzen auf Apple Macbooks. Hinzu kommt ein Dokumentenscanner, in unserem Fall der sehr empfehlenswerte Fujitsu ScanSnap. Und wir setzen als Dokumentenmanagement – Software auf Devonthink. Diese nutzen wir für alle Dokumente, also auch für alle Rechnugen und Belege. Dies insbesondere, da wir auch bei uns einen Satz (elektronischer) Kopien behalten wollen und um im Tagesgeschäft eintreffende Rechnungen irgendwo zu sammeln. Vorweg: dies ist grundsätzlich nicht notwendig, Rechnungen können auch jederzeit direkt, z.B. per E‑Mail an Datev Unternehmen Online gesendet oder hochgeladen werden. Rechnungen erstellen wir übrigens über ein selbstentwickeltes Mini – CRM auf Basis von Ninox.
Erfassen von Rechnungen
Rechnungen kommen auf verschiedenen Wegen rein – die meisten mittlerweile elektronisch per Mail. Diese werden kurz geöffnet und sachlich geprüft. Wenn korrekt, kurzer Klick auf das „Teilen“ – Icon und im sich öffnenden Menü auf „Zu Devonthink 3 hinzufügen“. Zugehörige Mail einfach archivieren. Das war’s erstmal.
Ausgangsrechnungen laufen analog dazu.
Sollten doch Rechnungen per Post reinkommen, landen diese im Dokumentenscanner und werden von diesem direkt in Devonthink abgelegt.
Tank- und andere Quittungen werden mit dem iPhone gescannt und landen über „Teilen“ ebenfalls in Devonthink.
Egal auf welchem Weg die Rechnungen in Devonthink landen, werden Sie zwar zuerst im Eingang abgelegt, dann aber automatisch in der web38 – Datenbank in der Gruppe Rechnungen abgelegt.
Von Devonthink zum Steuerberater über Datev Unternehmen Online
Jeden Freitag verschieben wir im wahrsten Sinne des Wortes alle Rechnungen von Devonthink nach Datev Unternehmen online. Hierzu starten wir die Online-Anwendung und ziehen die Rechnungen per Drag-and-Drop in das Browserfenster. In Devonthink verschieben wir noch alle soeben hochgeladenen Rechnungen in einen Unterordner mit dem treffenden Namen „zu Datev hochgeladen“, damit ausgeschlossen ist, dass wir sie mehrfach hochladen.
Den Rest macht der Steuerberater, mit einer Ausnahme: wir haben das Firmenkonto mit Datev Unternehmen Online verbunden und nutzen die Möglichkeit, Zahlungen Rechnungen zuzuweisen. So sehen wir direkt, wenn es Differenzen gibt, Unterlagen doch einmal fehlen sollten oder ob zu allen Ausgangsrechnungen auch Zahlungseingänge vorhanden sind. Dazu aber gern an anderer Stelle mehr.
Dies ist nur ein Beispiel von vielen, wie man als Selbständiger, Freiberufler oder KMU mit einfachen Mitteln seine Buchhaltung digitalisieren kann. Datev Unternehmen Online selbst bietet weit mehr Möglichkeiten. So kann man auch seine BWA einsehen, die Personalabrechnungen managen und selbst Zahlungen lassen sich aus hochgeladenen Rechnung generieren und online durchführen.
Sie wollen wissen, wie Ihr perfekter digitaler Workflow aussehen könnte? Ob Datev Unternehmen Online das richtige Tool für Sie ist? Oder welche alternativen Ansätze noch zu Ihnen passen könnten um Zeit und Nerven zu sparen und Aufwand zu reduzieren? Dann schicken Sie uns hier eine kurze Nachricht und wir melden uns schnellstmöglich bei Ihnen.
