Perfekte Zeitmanagement und Kalender App: BusyCal

Kalen­der App Busy­Cal: Jeder muss sich irgend­wie orga­ni­sie­ren. Im Busi­ness wie auch pri­vat. Und was habe ich nicht alles dazu gele­sen und aus­pro­biert. Von Zet­tel und Stift, über “Zeit­ma­nage­ment mit Out­look” bis hin zu “Get­ting Thinks Done” von David Allen. Ich weiß gar nicht mehr, wel­che Task­lis­ten — Apps und Tools ala “Asa­na” ich bereits alle aus­pro­biert habe. Fest steht, ich bin damit nicht glück­lich gewor­den.

Die Task­lis­ten wur­den immer län­ger und im Kalen­der war immer weni­ger Platz um die­se abzu­ar­bei­ten. Freie Slots im Kalen­der wur­den belegt und gebucht, weil in dem Moment nicht klar war, was aus wel­cher Task — Lis­te  auch zu dem Zeit­punkt wich­tig gewe­sen wäre zu erle­di­gen.

Auch wenn es zuge­ge­be­ner Maßen lan­ge gedau­ert hat, ist heu­te für mich klar — das eigent­li­che und ursäch­li­che Pro­blem im täg­li­chen Doing ist die Tren­nung von Task­lis­te und Kalen­der.

Im Grun­de ist in der Pra­xis der Kalen­der das Maß der Din­ge. Er bestimmt, was wann getan wird, unab­hän­gig davon ob es Video-Calls, Prä­senz­ter­mi­ne oder zu erle­di­gen­de Tätig­kei­ten sind. ToDo’s müs­sen sich, um erle­digt zu wer­den, hier inte­grie­ren. Schließ­lich neh­men sie Zeit in Anspruch, die im Kalen­der Berück­sich­ti­gung fin­den muss. Dies war dann auch der Haupt­fo­kus bei der Suche nach einem geeig­ne­ten Tool.

Fol­gen­de Kri­te­ri­en waren und sind mir bei einer Kalen­der App wich­tig:

• eine ein­zi­ge Mac — App die sowohl Kalen­der als auch Task­ma­nage­ment inte­griert
• sowohl mein Microsoft365 — Kalen­der als auch mei­ne Kalen­der auf mei­nem NAS sol­len über Web­Dav genutzt wer­den kön­nen.
• kei­ne rei­ne Cloud — Lösung
• Task, die mir unter­wegs ein­fal­len, müs­sen über eine Smart­phone — App schnell erfass­bar sein
• Mails müs­sen per Drag&Drop in die Task-Inbox zu schie­ben sein
• Task müs­sen nach ver­schie­de­nen Kri­te­ri­en grup­piert wer­den kön­nen
• Task müs­sen per Drag&Drop von der Inbox in den Kalen­der und im Kalen­der selbst zwi­schen ver­schie­de­nen Zei­ten und Tagen  wie Ter­mi­ne ver­schieb­bar sein
• Task, wel­che war­um auch immer noch oder nicht voll­stän­dig erle­digt wer­den konn­ten, muss man wie­der in die Task-Inbox schie­ben kön­nen.

Trotz inten­si­vem Suchen habe ich ledig­lich eine App gefun­den, wel­che alle Anfor­de­run­gen erfüllt und zudem noch jede Men­ge wei­te­rer nütz­li­cher Fea­tures bie­tet : Busy­Cal.

Der Auf­bau ist so ein­fach wie pra­xis­ge­recht. Ganz links eine Spal­te mit den ver­füg­ba­ren, ein­ge­bun­de­nen Accounts, deren Anzei­ge ganz ein­fach per Haken akti­viert und deak­ti­viert wer­den kön­nen. In der Mit­te der Ter­min­be­reich, je nach Aus­wahl mit der Tages‑, Wochen- Monats- oder Jah­res­an­sicht und links die Spal­te mit den Task.

Prak­tisch: in der lin­ken Spal­te befin­det sich unten noch eine Monats­über­sicht, die Busy­Cal Heat Map, wel­che für jeden Tag mit­tels Far­be von weiß = “leer” über ver­schie­de­ne Gelb und Rot­tö­ne bis zu dun­kel­rot = “kom­plett voll” direkt anzeigt, wie viel an einem Tag bereits geplant ist. Dies hilft zum einem direkt bei der Pla­nung, zum ande­ren kann man Task direkt per Drag&Drop in tage ver­schie­ben, an denen offen­bar noch Luft ist.

An glei­cher Stel­le in der rech­ten Spal­te gibt es ein Feld, Busy­Cal Info Panel genannt, wel­ches die Detail­in­fos zum jeweils aus­ge­wähl­ten Ter­min oder ToDo anzeigt und ein paar net­te Fea­ture beinhal­tet. So kön­nen Auf­ga­ben mit Kon­tak­ten in Busy­Cont­acts ver­knüpft wer­den und wer­den dann in Busy­Cont­acts beim jewei­li­gen Kon­takt unter Akti­vi­tä­ten mit ange­zeigt.   Bei Ter­mi­nen wird, wenn eine Adres­se ange­ge­ben ist, die­se in einer Kar­te ange­zeigt. Klickt man die Adres­se in der Kar­te an, öff­net sich Apple Kar­ten und es wird die Rou­ten­füh­rung zur ange­ge­be­nen Adres­se akti­viert.

Busy­Cal unter­stützt neben den für mich wich­ti­ge Microsoft365 und CalDav/WebDav auch Apple Erin­ne­run­gen, iCloud, Goog­le Calen­dar und MS Exch­an­ge und soll­te damit für die meis­ten Anwen­der alles bie­ten was man braucht.

Es ist als Zeit­ma­nage­ment — und Kalen­der App für Mac, iPad und iPho­ne ver­füg­bar.

Busy­Cal kos­tet für MacOS $49,99, für iPadOS/iOS $4,99. Wobei die MacOS — Vari­an­te auch Bestand­teil von SETAPP ist. SETAPP bie­ten aktu­ell 230 Mac — Pro­gram­me für $9,99€/Monat.

Ich den­ke, ich wer­de Busy­Cal, ins­be­son­de­re auch im Zusam­men­spiel mit Busy­Cont­act in den nächs­ten Mona­ten noch etwas genau­er vor­stel­len.